L’entrada en vigor de les noves obligacions sobre el control horari digital a partir del gener de 2025 suposa un pas important per assegurar el compliment normatiu i millorar la transparència laboral a les empreses. Aquestes mesures afectaran totes les organitzacions, independentment de la seva mida o modalitat de treball. A continuació, es detallen els aspectes clau de la normativa i com preparar-se per al seu compliment.
1. Control horari digital obligatori
A partir de l’1 de gener de 2025, totes les empreses hauran de disposar d’un sistema de registre horari digitalitzat. Aquesta obligació s’aplica tant als treballadors presencials com als que treballen en modalitat remota o híbrida. Fins i tot els autònoms que tenen empleats al seu càrrec hauran d’implementar aquesta eina de control horari.
Aquest registre ha de permetre documentar de manera precisa les hores d’inici i finalització de la jornada laboral de cada empleat, incloent-hi les pauses i interrupcions que es produeixin durant el dia. Això facilitarà que tant els treballadors com els inspectors laborals puguin accedir a una informació clara i transparent.
2. Requisits del sistema de registre horari
El nou sistema de control horari ha de complir amb una sèrie de requisits tècnics per garantir la seva validesa i seguretat:
- Accessibilitat multiplataforma: El registre ha de ser accessible des de diferents dispositius (ordinadors, tauletes, mòbils) per adaptar-se a diferents entorns laborals, especialment en casos de teletreball.
- Protecció de dades personals: Ha de garantir la seguretat i confidencialitat de la informació segons el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD).
- Integritat i inalterabilitat: El sistema ha d’assegurar que les dades registrades no puguin ser modificades o eliminades sense deixar rastre.
- Geolocalització opcional: Es recomana que el sistema inclogui funcions de geolocalització per verificar la ubicació dels treballadors en modalitats de treball remot o en desplaçaments professionals.
3. Sancions per incompliment de la normativa
L’incompliment de les noves obligacions de registre horari comporta sancions econòmiques significatives. Les multes poden oscil·lar entre els 626 € i els 6.250 €, depenent de la gravetat de la infracció.
Les sancions poden ser aplicades per motius com ara:
- La manca de registre horari o la seva inexistència.
- L’ús de sistemes de control horari que no garanteixin la integritat o seguretat de les dades.
- La manca d’accessibilitat al registre per part dels treballadors o dels inspectors laborals.
Per evitar aquestes sancions, és fonamental assegurar-se que el sistema implementat compleix tots els requisits legals.
4. Beneficis del compliment normatiu
Adaptar-se a aquesta nova normativa no només evita possibles sancions, sinó que també ofereix diversos avantatges per a empreses i treballadors:
- Transparència i confiança: El registre horari clarifica les hores treballades, evitant malentesos i conflictes laborals.
- Millora de la gestió del temps: Les eines digitals faciliten el control de la jornada i l’optimització dels horaris laborals.
- Facilitació d’auditories: La documentació detallada facilita els processos d’auditoria i inspeccions laborals.
- Eficiència operativa: Els sistemes de control horari automatitzats redueixen la càrrega administrativa i estalvien temps en tasques de gestió.
5. Preparació per a les empreses
Per adaptar-se a aquesta normativa, és crucial que les empreses comencin a preparar-se amb antelació. Aquí hi ha alguns passos recomanats:
- Avaluació de les necessitats: Analitzar les necessitats específiques de control horari segons la mida i estructura de l’empresa.
- Elecció d’un sistema adequat: Optar per una solució tecnològica que compleixi els requisits legals i s’adapti a les modalitats de treball de l’empresa.
- Formació del personal: Formar els empleats i els responsables de recursos humans en l’ús del nou sistema.
- Implementació gradual: Adoptar el sistema de manera progressiva per detectar i corregir possibles problemes abans de la data límit.
- Revisions periòdiques: Realitzar auditories internes per assegurar que el sistema funciona correctament i compleix la normativa vigent.
Serbert: La teva solució per al control horari digital
A Serbert, som especialistes en solucions tecnològiques per a la gestió empresarial. Oferim sistemes de control horari digitals que compleixen amb tots els requisits legals i garanteixen una implementació eficient i sense complicacions.
Contacta’ns per assessorar-te en la implementació d’un sistema de control horari que s’adapti a les necessitats de la teva empresa i et permeti complir amb la nova normativa sense preocupacions.